Das Hotelmanagement-System UCS-Shelter

UCS-Shelter ist eine kombinierte Soft- und Hardwarelösung, die sämtliche Kernprozesse des Hotelmanagements abdeckt.

  • Gästebezogene Prozesse: Pre- und After-Sales, von der Buchung über die Anreise bis zu Rechnungsstellung und Check-Out
  • Abbildung und Management der internen Abläufe und Prozesse (Reinigung, Wäsche, Service, usw.)
  • Umsatzprognosen und Verkaufsstatistiken, gesamter interner und externer Schriftverkehr auf einer Plattform
  • Buchhaltung, Einnahmen- und Ausgabenrechnung; Rechnungs- und Angebotswesen
  • Steuerung der Marketingmaßnahmen mittels hinterlegtem Marketingplan
  • Umfangreiche Analysen der Kapitalflüsse und Finanzen
  • Umfangreiche Statistiken und Berichte

UCS-Shelter hat Schnittstellen zu den weltweit wichtigsten Buchungsmaschinen und bedient damit eine sehr hohe Bandbreite an Vertriebskanälen:

Booking.com, HRS, Hotel.de, Expedia, Venere, Agoda, OKTOGO, Ihr Hotel, Hostelworld, Hostelbookers, Sabre (Akademservice und Travelocity), Budgetplaces, Orbitz, InItalia, TravelEurope, Atrapalo, Escapio, BBPlanet, StIpendia, HostelsClub u.a.

Durch den eigens entwickelten Channel-Manager WuBook sind die Buchungsmaschinen unmittelbar im Hotelmanagement-System UCS-Shelter verfügbar und können von dort bedient werden.

Laut einer Statistik von Expedia hat sich die Rentabilität von Unternehmen, die mit WuBook arbeiten um 10% gesteigert.. Dank des PSC II Zertifikats ist die Datensicherheit der Kunden absolut gewährleistet und das System.

Wie alle Softwareprodukte des Unternehmens UCS kann das Hotelmanagementsystem Shelter auch in andere Automatisierungssystemen integriert werden. So wird Shelter zum umfangreichen Management-Tool für:

  • Unterbringung und Raumverwaltung
  • Restaurant und Sales-Point Management
  • Fitness- und SPA-Bereichsmanagement
  • Lagerführung, Bestandsverwaltung, Bestellsystem

Alle Systembereiche können zentral verwaltet werden, einheitliche Schnittstellen und normierte Berichte erleichtern die Auswertungen. Flexible und einheitliche Tarifgestaltung ermöglicht taggenaue Preis- und Diskontkalkulationen.

Shelter 2 PMS (Property Management System) besteht aus einem Basismodul und einer Anzahl von Programmmodulen, die eine unbegrenzte Anzahl von Arbeitsplätzen mit den notwendigen Funktionen ausstatten und die zuverlässige Kontrolle aller Geschäftsprozesse des Hotels sicherstellen und automatisieren.

Professionelles Managementsystem Shelter v.2

Die Soft- und Hardwarelösung umfasst alle Kernbereiche und -prozesse der Unterbringung und des Aufenthalts von Gästen:

  • Ein- und Auschecken der Gäste
  • Führung der Gästekartei
  • Einheitliches, bargeldloses Zahlungssystem für die Gäste
  • Steuerung der internen Hotelressourcen
  • Buchung von Zimmerkontingenten
  • Verwaltung und Steuerung der erforderlichen Prozesse und Abläufe
  • Kontrolle und Motivation des Personals
  • Finanzanalysen
  • Schnittstellen zu anderen Systemen

Damit bietet Shelter V2 ein umfangreiches Programmangebot mit speziellen Optionen und vielen neuen Funktionen. Service auf höchstem Niveau für Gäste und Kunden, sind der eindeutige Mehrwert dieser umfassenden Soft- und Hardwarelösung.

So zeichnet sich Shelter v.2 einheitliche und einfach konfigurierbare Interfaces aus, Layout und Farbschemata können benutzerbezogen eingestellt werden, frei definierbare „Hot-Keys“ ermöglichen rasche Zugriffe auf die wichtigsten Funktionen. Standortübergreifend sind Dokumentationen, Anleitungen und Bilder zentral hinterlegt.

Die Darstellung aller Fenster als Register, ermöglicht die gleichzeitige Arbeit an mehreren Bereichen und Geschäftsfällen, ob es nun um Reservierung, Buchung oder Abrechnung geht. Mit aussagekräftigen Symbolen wird die schnelle Navigation durch das Programm unterstützt. Die Symbole der Verwaltungsfunktionen helfen beim schnellen Navigieren im Programm. Die Maske auf dem Bildschirm kann mit all diesen Funktionen möglichst effizient und angenehm für die Benutzer gestaltet werden.

Der gesamte Informations- und Managementkomplex des Shelter v.2  stellt den Analysen und Auswertungen viele Ressourcen zur Verfügung. Ein umfassendes Berichtswesen über die gästeseitigen Prozesse und Abläufe im Hotel, über die Qualität von Service und Kundeorientierung sind nur ein Teil davon.

Für rasches und aussagekräftiges Feedback ist ein eigenes Mail- und SMS-Modul integriert.

In der Software sind zahlreiche statistische Berichte vorgesehen, die über Auslastung und Erlöse Auskunft geben. Vergleichsberichte der Vorperioden ermöglichen wirksames Revenue- und Yield-Management.

Die Zusammenarbeit mit dem Gastronomie-Modul „r-keepeer“ und dem Zahlungssystem „ReserveMaster“ funktioniert problemlos. Informationen über die Höhe der Bestellung im Restaurant, werden automatisiert auf das Konto des Gastes übertragen. Der Gast begleicht die Gesamtrechnung beim Check-Out.

WuBook und Travelline als Channel-Manager bedienen nahtlos alle Buchungsmaschinen.

Die Software unterstützt hierarchische Konten (Folio) mit der Möglichkeit der Festlegung von Beschränkungen auf Transaktionen und Transfer, mit der Angabe der tatsächlichen und automatischen Beträge; den Vertrieb der zusammengesetzten Dienstleistungspakete mit der Möglichkeit der Umrechnung des Nettowertes; Tarife und Tarif-Verträge; die Führung der Geschichte des Kunden und des Verlaufs der Abrechnungen mit den Kunden; offene, spezielle, mehrfache Buchungen entweder nach Typ der Nummer oder nach der Nummer. Die Informationen über die Rechnungen des Restaurants, über die geführten Anrufe und über das Fernsehen werden automatisch in die Rechnung des Gastes eingetragen.

Die Software- und Hardwarelösung Shelter besteht aus einem Kern und einer Reihe von Modulen. Der Kern integriert die Module und trennt die Nutzerbefugnisse. Diese Lösung ermöglicht die Gestaltung der automatisierten Arbeitsstationen mit der benötigten Fiktionalität, die Verbreitung und den Ersatz der Funktionen, ohne dass das System neu kompiliert wird.

Arbeitsstationen des Hotelmanagementsystems

Portier

  • Informationen zu kommenden An- und Abreise;
  • Informationen zu vorhandenen Hotelzimmern;
  • Informationen zum Kontostand der Gäste;
  • Eingabe der Daten zu Anreisen (Check-in, Check-out);
  • Unterbringung der Gäste;
  • aktuelles Kundenmanagement (Eingabe der Informationen zu den in Anspruch genommenen Dienstleistungen, Unterbringung in ein anderes Zimmer);
  • Buchung (privat, dienstlich);
  • Informationen zu aktuell ausgebuchten Zimmern und zur Anzahl der Buchungen für kommenden Zeitraum;
  • Informationen zur Anzahl und dem Typ der zu buchenden Zimmer, zum An- und Abreisetermin der Gäste;
  • überprüfen ob Anzahlungen für die Reservierung aufgebucht wurde;
  • Rechnungs-Management für Gäste und Kunden;
  • Übersicht über erbrachten Leistungen und Zahlungen auf Rechnung der Gäste;
  • Druck und Ausstellung der Rechnungen für Kunden und Gäste
  • Erstellen von Master-Folio;
  • Informationen zu allen Zahlungen und Dienstleistungen;
  • Druck der Tagesberichte;
  • Zugang zum Archiv der Rechnungen;
  • Möglichkeit den Gästen eine Versicherung anzubieten und die Polizze auszuhändigen;
  • das System kann in Hotelbetrieben mit Kuranwendungen eingesetzt werden, da die Speicherung der Anamnese des Gastes auch möglich ist.
  • ausländischen Gästen kann die Pass- und Visumskontrolle angeboten werden.

Buchungsabteilung

  • Buchungen (privat, mehrfach, dienstlich) nach Zimmertyp oder nach Zimmer, Stornierung von Buchungen;
  • Buchungen bestätigen und versenden;
  • Anzahlung für die Buchung berechnen und terminisieren, den Eingang der Zahlung überprüfen;
  • Analyse der aktuellen und erwarteten Auslastung des Hotels;
  • Historie des Gastes einsehen.
Buchhaltung; Arbeitsstation mit den Rechnungen der Gaste und Kunden
  • Unterscheidung der bargeldlosen Zahlungen der Rechnungen von Gästen und Kunden;
  • Analyse der Abrechnungen mit Unternehmen und Reiseagenturen;
  • Auflistung der offenen Rechnungen;
  • Berichte zum Finanzstatus des Hotels;
  • Zugang zum Archiv der Rechnungen.
Verwaltungsbüro für die Haushaltführung (Housekeeping)
  • Dienstplan für Housekeeping und -service;
  • Kontrolle des Zimmerfondzustandes;
  • Sauberkeit der Zimmer kontrollieren;
  • Erstellung von Zeit- und Dienstberichten für die Dienstmädchen;
  • Führung des Fundbüros;
  • Führung der Zimmerverzeichnisse, Reparatur- und Mängellisten, besondere Vorkommnisse in den Zimmern; Analyse des aktuellen Zustandes der Räume;
  • Zustand des Zimmers (sauber, schmutzig, beschädigt, nicht zu verkaufen);
  • Sonstiges (Wechsel der Tücher, der Wäsche, des Bademantels, die benötigte Aufräumungsart oder die Reparatur u.a.).
IT-Büro
  • Interfacesteuerung mit dem System r_keeper;
  • Interfacesteuerung mit der Telefonzentrale;
  • Informationen zum Anrufaufkommen und den Kosten, sowie zum Öffnen/Sperren bestimmter Bereiche des Telefonsystems (die Verbindung muss durch die Telefonzentrale unterstützt werden);
  • Interfacesteuerung mit dem Kabelfernsehen;
  • Ausbau der Telefonzentrale ist mit beliebiger Kapazität möglich;
  • Archivierung aller Telefonate;
  • Erstellung der Preislisten auf verschiedene äußere Ebenen (Fern, Nah, Ausland,…)
  • Management der Telefonzentrale: Anschluss des Telefons bei der Anreise und dessen Abschaltung bei der Abreise;
  • Vorbereitung aller Berichts- und Finanzunterlagen für die Buchführung.
Büro des Leiters der Finanzabteilung
  • Führung des Verzeichnisses aller Dienstleistungen;
  • Bestimmung von Dienstleistungspaketen;
  • Einschätzung der Kosten und der Typen der Zimmer sowie deren Besonderheiten;
  • Festlegen von Tarifen und Kategorien der Gäste;
  • Erhalt der aktuellen Berichte, unter anderem: Umsatz-Saldenbilanz; Umsatz-Saldenbilanz nach Folio; Umsatz nach Vorgängen; Register der Folio-Rechnungen mit der Erklärung; Umsatz nach Vorgängen mit der Erklärung; Liste der Transaktionen für einen beliebigen Zeitraum; Belastung des Zimmerfonds für einen Zeitraum; Bericht nach Gruppen (Unternehmen); Bericht nach Tarifen;
  • Änderung der Preise von Dienstleistungen;
  • Überwachung von Dienstleistungspaketen und deren Tarifen;
  • Verzeichnis der Zimmertypen gestalten, überwachen;
  • Berichte und Auswertungen generieren.
Kasse
  • Abrechnung der Gäste für den Aufenthalt erstellen;
  • Vollständige Verrechnung der Dienstleistungen während des gesamten Aufenthalts;
  • Verrechnung von zusätzliche Dienstleistungen;
  • Inkasso der Dienstleistungen, die Gästen und Kunden in Anspruch genommen wurden;
  • Refundierungen;
  • Alle Rechnungen werden mit Beleg ausgestellt.
Shelter v.2 Lite – das Programm für Minihotels

Das System Shelter v.2 Lite hat einige Beschränkungen i, Funktionsumfang im Vergleich zur Vollversion und eignet sich für die Hotels, deren Zimmerfond bis auf 35 Räume zählt.

Das System Shelter v.2 Lite hat einige Einschränkungen i, Funktionsumfang im Vergleich zur Vollversion und eignet sich für die Hotels, deren Zimmerbestand unter 36 Räumen ist.

Die Optionen des Systems

  • An das Haus angepasste, zentrale Einstellungen der Software, der Berichte, des Layouts und der Hauptverzeichnisse des Systems;
  • Buchungen: Einzelbuchungen und Anlage der Gästekartei;
  • Shop-System mit und ohne Anbindung an ein Gästekonto, damit auch externe Besucher Waren aus dem Shop / Kiosk erstehen können (z.B. Fahrradverleih, Snacks und kleine Speisen);
  • Kassenverwaltung: X- und Z-Berichte, direkter Zugriff zu den Funktionen des Fiskaldruckers.
  • Nachtaudit: Einstellung des Datums im Programm. Beim Nachtaudit werden die Leistungen für den Aufenthalt (für letzte 24 Stunden) automatisch berechnet und die Transfers werden auch automatisch durchgeführt. Unter Transfers wird die Übertragung der Leistung vom Folio des Gasten aufs Folio des Unternehmens gemeint.
  • Arbeit mit den Berichten.

UCS Shelter brochure (pdf)

Right Menu Icon